武汉铁路职业技术学院青年志愿者协会
志愿活动管理办法(试行)
为了进一步规范武汉铁路职业技术学院青年志愿者活动的申报、审批、工时认定、活动监管等各项流程,根据工作实际,特制定《武汉铁路职业技术学院青年志愿者协会志愿活动管理办法》,请遵照执行。
一、志愿活动界定
志愿者活动需符合社会实际需要,体现“奉献、友爱、互助、进步”的志愿者精神,以“服务社会、传播文明”为行动宗旨、“弘扬志愿服务精神、建立互助服务体系”为奋斗目标。开展志愿者活动的团体(个人)可按参与志愿活动时间获得相应的志愿服务工时。所有获得志愿服务工时对应的活动必须是公益性的、无商业和赢利行为的活动。不属于志愿活动范畴的无法进行活动申报审批及申请工时录入,所申请的志愿者活动涉及商业性或存在赢利行为,校青志协有权取消其工时录入资格。
二、活动分类
武汉铁路职业技术学院青年志愿者协会(以下简称校青志协)对所开展的志愿者活动进行分类管理,所涉及志愿者活动按照活动面向性,主要分为A类活动、B类活动、C类活动。
(一)A类活动为校青志协及二级学院分会开展的常规活动,A类活动致力打造武汉铁院志愿者活动品牌,在为我校青年志愿者提供一个安全稳定的志愿服务平台的同时,能够弘扬武汉铁院特色志愿服务精神。
(二)B类活动为校内各级团学部门围绕学校党政中心工作不定期开展的特色活动,B类活动种类灵活多变,体现出武汉铁院及二级学院共青团、学生会等组织的特色。B类活动高标准、严要求,保证活动质量,体现武汉铁院团学组织活动。
(三)C类活动为各班级团支部(或社团团支部)开展的志愿者活动,C类活动以团支部、团小组的形式参与,通过志愿者活动的形式提升团支部的凝聚力和战斗力。C类活动校青志协重点鼓励和引导,提倡各团支部按审批流程踊跃开展。
(四)其他志愿服务活动请参照B类活动
三、活动申报与审批
(一)A类活动申报与审批
1.A类活动旨在打造武汉铁院志愿者活动品牌,是青年志愿者活动中规格最高、要求最严、体系最齐全的。每学期A类活动控制数量,保证质量。A类活动申报需申报单位准备好详细的活动策划书、本学期活动计划、A类活动审批表。
2.A类活动申报每学期进行一次,由申报单位提前一周将材料交至活动管理部,经A类活动审批小组安排时间,进行统一审批。A类活动审批小组主要由以下人员构成:校团委书记、校青志协指导老师、二级学院青志协分会指导老师、校青志协会长、校青志协副会长等。
3.A类活动审批通过后,本学期将严格按照活动计划开展,无需再进行二次审批。如有特殊情况导致某次活动无法开展,需活动负责人提交书面说明至活动管理部备案。
(二)B类活动申报与审批
1.B类活动为各级团学部门根据所需开展的志愿者活动,活动种类多样,但都是公开公正面向全校(院)学生开展的。活动形式灵活多变:如二级学院学生会部门联合青志协分会开展的特色志愿者活动、校青志协或二级学院青志协分会根据社会需求开展的志愿者活动等。
2.B类活动开展一次申报一次审批一次,不得一表多用重复开展,如再次开展需重新申报。B类活动申报由该活动负责人自行完成整个申报审批流程,活动申报审批内容如下:
(1)活动负责人准备好活动策划书、活动审批表,将活动审批表交由所属部门负责人签字确认;
(2)二级学院团学部门开展活动将活动审批表交至该学院青志协分会审核,审核通过后由分会长和学院分团委书记签字确认,校级团学部门开展志愿者活动无需经过此步骤;
(3)完成二级学院审批后,活动负责人将策划书、活动审批表交至校青志协活动管理部进行复核,通过后由校青志协会长签字确认。
(4)校青志协复核通过后,再上交至校团委青志协指导老师进行最后审批工作。校外活动在校团委青志协指导老师签字确认后,上报至校团委书记进行最后审批。
3.B类活动申报审批工作需提前一周完成,活动审批通过后策划书及活动审批表由校青志协活动管理部进行存档,并向活动负责人通知活动开展。
(三)C类活动申报审批
1.C类活动为班级团支部(或社团团支部)开展的志愿者活动,开展C类活动需要召开支部委员会,确定志愿者活动事项:
(1)确定活动主要负责人,并由活动主要负责人组建活动小组,活动小组全权负责活动申报、审批、复核、开展、后续宣传、工时认定等全部工作;
(2)确定参与活动会员是由团支部全体成员组成还是由部门团小组成员组成;
(3)确定活动开展时间、内容及宣传方式;
(4)填写活动审批表,并准备策划书
2.C类活动申报需准备完整的策划书、活动审批表,校外活动需签署安全活动承诺书。班级团支部开展活动需完成以下流程:
(1)活动主要负责人填写好活动审批表后,由所在班级团支部书记填写申报部门意见,申报部门意见签字时间不晚于活动开展前两周;
(2)活动主要负责人向该二级学院青志协分会进行活动申请,由分会长审核通过签字同意后,交至分团委书记签字同意;
(4)活动主要负责人将活动相关材料交至校青志协活动管理部进行复审,复审通过由校青志协会长签字同意,再交至校团委青志协指导老师签字通过后活动即可开展;
(5)校外开展的活动,校团委指导青志协工作的老师签字后需上报至校团委书记审核,校团委书记签字通过后活动方可开展。
3.社团团支部开展C类活动需完成以下流程:
(1)活动主要负责人填写好活动审批表(社团团支部用表)后,由所在社团团支部书记填写申报社团意见,申报部门意见签字时间不晚于活动开展前两周;
(2)社团团支部书记填写完毕申报社团意见后,需由活动主要负责人将相关活动材料报送至校社团联合会,由校社团联合会主席及校团委指导社团工作的指导老师签字确认;
(3)活动主要负责人在完成社团及老师的申报工作后,将相关材料交至校青志协活动管理部进行复审,复审通过由校青志协会长签字同意,再交至校团委青志协指导老师签字通过后活动即可开展;
(5)校外开展的活动,校团委青志协指导老师签字后需上报至校团委书记审核,校团委书记签字通过后活动方可开展。
4.C类活动申报审批工作需提前两周进行,完成所有申报审批工作后,申报相关材料由校青志协活动管理部进行存档,并由活动管理部向活动主要负责人通知活动开展时间等相关注意事项。
(四)活动开展时间变更
1. 因各类原因导致审批通过的志愿者活动延迟开展,需由此活动负责人提交书面延迟活动申请;反之若因活动时间原因,使得活动形式不得不发生改变,那么之前活动审批表作废,需重新进行新的活动申报。
2. 志愿者活动申报后,由校青志协活动管理部统一管理,如出现各种原因导致活动时间活动地点出现冲突,校青志协活动管理部有权通知申报单位更改或取消活动。如在同一时间段,两个或以上团支部申报同类型C类活动,按校青志协活动管理部收到申请表先后顺序决定活动开展优先权。
3.A类、B类志愿者审批通过但无故未能开展的,此次活动取消,申请工时不予录入,同时活动负责人按照活动旷到处理,扣除等值工时;C类志愿者活动审批通过但无故未能开展的,取消活动并不予录入工时,一个月以内,所在团支部不得申报活动,活动负责人也按照旷到处理扣除等值工时。
4.如因天气等原因,导致活动进行到中途无法开展。若活动已经开展过半,则所获得工时按照实际服务时间计算;若活动开展未过半,视为活动取消,若要再次开展,则需重新进行申报审批。
四、志愿者活动抽查制度
(一)校青志协活动管理部对志愿者活动进行监督管理,在开展活动的同时,组织队伍进行活动抽查。活动抽查队伍进行如下划分:
1.校青志协开展的A类活动、校级团学部门开展的B类活动、社团团支部申报的C类活动、二级学院青志协分会开展的各类活动,都由活动管理部组织校级志愿者活动抽查队伍进行抽查。校级志愿者活动抽查队伍,由校青志协秘书部、活动管理部、外联部、宣传部随机抽调干事组成。
2.二级学院团学部门开展的B类活动、本学院班级团支部申报的C类活动,由各二级学院青志协分会自主进行抽查。
(二)志愿者活动抽查内容的主要有以下几点:
1.活动开展时长是否与所申请工时数匹配,如不匹配,需如实记录活动实际服务时长;
2.活动开展质量是否达到标准,志愿者活动服务质量未能达到如期标准,本次志愿者活动视为作废;
3.活动会员出勤情况,参与活动会员数量是否与活动申报人数相匹配、活动会员是否为初始招募会员、参与活动会员有无迟到早退现象;
4.志愿者活动开展纪律,志愿者活动开展过程中会员不允许长时间闲聊、玩手机、嬉戏打闹,如出现会员违纪现象,可拍照存档。
(三)抽查结果需如实记录,并在抽查结束后将图文信息、抽查结果反馈至校青志协活动管理部。活动抽查结果将会影响到后续工时录入,活动抽查过程中发现上述问题,校青志协有权根据活动实际开展情况,对会员所获得工时进行扣除。
(四)校青志协活动管理部会不定期抽查各类活动开展情况、校青志协及二级学院抽查队伍工作情况。如发现不符合志愿者活动抽查制度的情况,应当督促其规范。
五、志愿者活动的宣传工作
为了打造武汉铁院志愿者活动品牌,弘扬武汉铁院特色志愿服务精神,武汉铁院所开展的所有志愿者活动,都需进行完善的宣传工作。
(一)志愿者活动申报时应注明本次活动的宣传计划,并在活动开展的同时,自主进行相关的宣传工作,校青志协宣传部将会结合活动的宣传情况,进行评级。
1.志愿者活动宣传评定不合格的,活动结束后将无法进行工时录入;
2.志愿者活动宣传评定为良好、优秀的,活动工时将会正常录入;
(二)校青志协宣传部对武汉铁院各类志愿者活动进行公示,公示内容主要有:活动参与会员及招募方式、活动开展情况、活动抽查情况、活动结束后所获得工时数量。公示平台为:武汉铁院青年志愿者协会微信公众号、铁小志QQ空间、武汉铁院各团学群等。
六、工时认定、录入及反馈
(一)志愿者活动工时构成
志愿者活动结束后,参与活动会员会获得相应的志愿服务工时。志愿服务工时由服务时间折合,但活动宣传工作和抽查结果会影响到工时数量。活动宣传工作不合格或抽查存在问题的,将减少一定工时数量;开展活动未进行宣传工作的,将无法获得本次活动任何工时。
(二)志愿者活动基础工时折算方法
1.参加志愿活者动工时以服务时间和任务量为准,所有活动服务时间不得低于0.5小时,低于0.5小时不予计算工时。为获得更多工时,而肆意延长活动时间导致活动效率低下者,活动负责人取消录入志愿服务工时资格,活动参与会员按原工时量进行录入;
2.志愿服务工时由服务时间折合:服务时间超过0.5小时但不满1小时,所获得工时为0.5h;服务时间超过1小时但不满1.5小时,所获得工时为1h;服务时间超过1.5小时但不满2小时,所获得工时为1.5h;以此类推,所有活动一次获得工时数不超过3h。如服务时间在3小时及以上,活动负责人需提交书面申请及证明交至活动管理部。
(三)工时认定流程
工时认定需在活动结束后,填写活动审批表上的工时认定一项。其中,活动时长由开展活动的二级学院分会填写(校级活动由校青志协填写);抽查结果由进行活动抽查工作的干事填写;宣传工作由校青志协宣传部进行填写;工时数量由活动管理部在完成以上三项工作后进行核算。
(四)工时录入及反馈
1.工时录入原则上在完成工时认定两周内完成录入,如因各种原因导致工时录入工作暂停,原则上在工时录入工作恢复后的1月内完成录入。
2.会员发现参与活动工时逾期尚未录入或实际录入工时与公示工时数不符合,可向所在二级学院提交工时异议反馈表,对工时问题进行反馈。
3.二级学院分会在收到反馈表后,查询活动开展记录,确定反馈属实后由二级学院青志协会长签字后交至校青志协,校青志协对工时反馈进行统一处理。处理完成后第一时间向工时异议反馈表所填写邮箱发送处理结果。
4.参与活动但工时单漏打名单导致工时未能成功录入,需当事人上交书面证明,并由活动负责人、二级学院青志协会长签字后交由活动管理部进行工时补录。
七、活动监督制度
(一)我校开展的任何志愿者活动,采取互相监督的制度。青年志愿者协会会员与各级青年志愿者协会组织相互监督;校青志协与二级学院青志协分会相互监督;主办活动的团学组织、团支部与各级青年志愿者协会组织相互监督。
(二)青年志愿者协会会员对校青志协宣传部公示的各项数据有任何疑问,可向校青志协提出质询。如发现活动前后各项工作有不公平现象存在,可向校青志协实名或匿名举报。
(三)会员所举报的问题,一经查实,对所涉及人员严肃处理。如所涉及成员为各级青志协干事,首先给予开除部门,然后交由共青团武汉铁路职业技术学院委员会(校团委)处理;如涉及人员非各级青志协干事,则直接交由校团委处理。
八、说明
(一)校内各级志愿服务组织关于活动审批相关办法,凡与本办法相冲突的,以本办法为准。
(二)校青年志愿者协会可以根据实际工作需要适时对本制度进行必要的修改。
(三)本章程的解释权属于武汉铁路职业技术学院校青年志愿者协会所有。
武汉铁路职业技术学院青年志愿者协会
二〇一八年五月